Đề Cương Ôn Tập Hệ Thống Thông Tin Kế Toán UEH

Tổng Quan Về Hệ Thống Thông Tin Kế Toán (Chương 1)

  • Định nghĩa AIS: Hệ thống thông tin kế toán (HTTKT) được tạo ra để thực hiện việc thu thập dữ liệu (DataData) và cung cấp thông tin (InformationInformation).

  • Mối quan hệ giữa Dữ liệu và Thông tin:

    • Dữ liệu là các sự kiện chưa được xử lý (con số, hình ảnh, sự kiện).

    • Thông tin là dữ liệu đã được xử lý và diễn giải để mang lại ý nghĩa cho người dùng trong việc ra quyết định.

    • Giá trị của thông tin là lợi ích mà nó mang lại trừ đi chi phí để tạo ra nó.

  • 6 Thành phần của HTTKT:

    1. Con người.

    2. Quy trình, thủ tục và hướng dẫn.

    3. Dữ liệu về thực thể và hoạt động kinh doanh.

    4. Phần mềm xử lý dữ liệu.

    5. Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin.

    6. Kiểm soát nội bộ và các phương thức bảo mật.

  • Giá trị của HTTKT đối với tổ chức:

    • Cải thiện chất lượng và giảm chi phí của sản phẩm/dịch vụ.

    • Cải thiện hiệu suất và chia sẻ tri thức.

    • Cải thiện cấu trúc kiểm soát nội bộ (KSNB).

    • Hỗ trợ ra quyết định tốt hơn.

  • Chu trình kinh doanh: Gồm 5 chu trình chính:

    1. Chu trình Doanh thu (tương tác với khách hàng).

    2. Chu trình Chi phí (tương tác với nhà cung cấp).

    3. Chu trình Sản xuất (chuyển đổi nguyên liệu thành thành phẩm).

    4. Chu trình Nhân sự/Tiền lương (tuyển dụng, trả lương).

    5. Chu trình Tài chính (huy động và quản lý vốn).

Kỹ Thuật Mô Tả Hệ Thống (Chương 2)

  • Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD): Mô tả cách thức dữ liệu luân chuyển trong tổ chức.

    • Hình vuông: Nguồn dữ liệu hoặc điểm đến của dữ liệu (Tác nhân bên ngoài).

    • Hình tròn: Hoạt động xử lý dữ liệu.

    • Hai đường thẳng song song: Nơi lưu trữ dữ liệu.

    • Mũi tên: Dòng dữ liệu.

    • Sơ đồ cấp khái quát (Context Diagram): Cấp cao nhất, chỉ hiển thị hệ thống dưới dạng một vòng tròn duy nhất và các tác nhân bên ngoài, không hiển thị nơi lưu trữ dữ liệu.

  • Lưu đồ (Flowcharts):

    • Hình thoi: Quá trình ra quyết định.

    • Hình chữ nhật: Hoạt động xử lý bởi máy tính.

    • Hình thang cân: Hoạt động xử lý thủ công.

    • Hình chứng từ (Document): Mô tả chứng từ hoặc báo cáo.

    • Hình tam giác: Lưu trữ thủ công (sắp xếp theo N - số thứ tự, D - ngày, A - bảng chữ cái).

    • Hình trụ/đĩa: Lưu trữ trên máy tính.

    • Hình bình hành: Dữ liệu đầu vào hoặc đầu ra.

    • Hướng luân chuyển: Thường từ trên xuống dưới và từ trái qua phải.

  • Các loại lưu đồ:

    • Lưu đồ chứng từ: Mô tả dòng luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận.

    • Lưu đồ hệ thống: Mô tả mối quan hệ giữa đầu vào, xử lý, lưu trữ và sản phẩm đầu ra.

    • Lưu đồ chương trình: Mô tả trình tự các hoạt động của máy tính trong một chương trình.

Cơ Sở Dữ Liệu Và Mô Hình REA (Chương 3)

  • Cơ sở dữ liệu (Database): Tập hợp các tập tin dữ liệu có liên quan, được lưu trữ và kiểm soát tập trung.

  • Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (DBMS): Phần mềm điều khiển và quản lý cơ sở dữ liệu (ví dụ: SQL Server, Oracle).

  • Ưu điểm của DBMS: Tích hợp dữ liệu, chia sẻ dữ liệu, giảm thiểu sự trùng lắp và mâu thuẫn dữ liệu, độc lập dữ liệu.

  • Mô hình REA:

    • R (Resource - Nguồn lực): Tài sản có giá trị kinh tế (Tiền, Hàng tồn kho).

    • E (Event - Sự kiện): Các hoạt động kinh tế (Bán hàng, Thu tiền).

    • A (Agent - Tác nhân): Những người tham gia sự kiện (Khách hàng, Nhân viên).

  • Nguyên tắc mô hình REA:

    • Mỗi sự kiện phải liên kết với ít nhất một nguồn lực.

    • Mỗi sự kiện phải liên kết với ít nhất một sự kiện khác.

    • Mỗi sự kiện phải liên kết với ít nhất hai tác nhân (một nội bộ, một bên ngoài).

  • Lượng số (Cardinality): Cho biết số lượng thành phần của một thực thể liên kết với một thành phần của thực thể khác.

    • Quan hệ tối đa thường gặp: 1:11:1, 1:N1:N, hoặc N:MN:M.

    • Ví dụ: Bán hàng trả góp có quan hệ giữa Bán hàng và Thu tiền là (1,1):(0,N)(1, 1) : (0, N).

Kiểm Soát Nội Bộ Và Quản Trị Rủi Ro (Chương 4 & 5)

  • Khuôn mẫu COSO & ERM:

    • COSO Internal Control: Gồm 5 thành phần (Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin & Truyền thông, Giám sát).

    • COSO ERM (Quản trị rủi ro doanh nghiệp): Gồm 8 thành phần, tiếp cận dựa trên rủi ro.

  • Môi trường kiểm soát: Yếu tố quan trọng nhất, bao gồm tính chính trực, giá trị đạo đức, cơ cấu tổ chức và triết lý quản lý.

  • Đánh giá rủi ro:

    • Rủi ro tiềm tàng (Inherent Risk): Rủi ro tự nhiên khi chưa có biện pháp kiểm soát.

    • Rủi ro còn lại (Residual Risk): Rủi ro còn tồn tại sau khi đã áp dụng các biện pháp kiểm soát.

    • Các bước đánh giá: Xác định nguy cơ $\rightarrow$ Ước tính rủi ro & khả năng xảy ra $\rightarrow$ Xác định thủ tục kiểm soát $\rightarrow$ Ước tính chi phí và lợi ích.

    • Công thức Thiệt hại kỳ vọng (Expected Loss): Expected Loss=Impact×Probability\text{Expected Loss} = \text{Impact} \times \text{Probability}.

  • Phân chia trách nhiệm (Custody - Recording - Authorization): Ngưăn ngừa gian lận bằng cách tách biệt quyền giữ tài sản, ghi sổ và xét duyệt nghiệp vụ.

  • Phản ứng với rủi ro: Né tránh, Chấp nhận, Chia sẻ (Mua bảo hiểm), hoặc Giảm thiểu.

  • Kiểm soát an ninh thông tin:

    • Xác thực (Authentication): Xác minh danh tinh (Mật khẩu, Thẻ thông minh, Sinh trắc học).

    • Ủy quyền (Authorization): Giới hạn quyền truy cập (Ma trận truy cập).

    • Phòng thủ sâu (Defense-in-depth): Sử dụng nhiều lớp kiểm soát phối hợp.

    • Công thức an ninh dựa trên thời gian: P > D + C (Trong đó PP là thời gian kẻ tấn công cần, DD là thời gian phát hiện, CC là thời gian phản ứng).

  • Kiểm soát nhập liệu:

    • Kiểm tra kiểu vùng (Field check): Đúng định dạng số/chữ.

    • Kiểm tra giới hạn (Limit check): Không vượt quá một ngưỡng.

    • Kiểm tra hợp lệ (Validity check): Mã khách hàng phải tồn tại.

    • Closed-loop verification: Hiển thị thông tin liên quan khi nhập mã để kiểm tra lại (VD: Nhập mã KH hiện ra tên KH).

    • Tổng lô (Batch totals):

      • Financial total: Tổng số tiền.

      • Hash total: Tổng các trường không có nghĩa tài chính (VD: Tổng mã nhân viên).

      • Record count: Tổng số lượng chứng từ.

Chu Trình Doanh Thu (Chương 6)

  • Các hoạt động chính: Xử lý đặt hàng $\rightarrow$ Giao hàng $\rightarrow$ Lập hóa đơn $\rightarrow$ Thu tiền.

  • Chứng từ quan trọng: Lệnh bán hàng (SalesOrderSales Order), Phiếu xuất kho (PickingTicketPicking Ticket), Vận đơn (BillofLadingBill of Lading), Hóa đơn (InvoiceInvoice), Giấy báo trả tiền (RemittanceAdviceRemittance Advice), Phiếu điều chỉnh giảm nợ (CreditMemoCredit Memo).

  • Các rủi ro và kiểm soát:

    • Bán hàng cho khách hàng không khả năng thanh toán: Thiết lập hạn mức tín dụng (CreditLimitCredit Limit).

    • Sai sót khi gửi hàng: Quét mã vạch (BarcodingBar coding), RFID.

    • Mất tiền thu: Phân chia trách nhiệm giữa người giữ tiền và người ghi sổ nợ.

    • Phương pháp theo dõi nợ:

      1. Hóa đơn mở (Open-invoice): Thanh toán theo từng hóa đơn cụ thể.

      2. Chuyển số dư (Balance forward): Thanh toán theo tổng số dư trên báo cáo tháng.

Chu Trình Chi Phí (Chương 7)

  • Các hoạt động chính: Yêu cầu mua hàng $\rightarrow$ Đặt hàng $\rightarrow$ Nhận hàng $\rightarrow$ Chấp nhận hóa đơn $\rightarrow$ Chi tiền.

  • Quản lý hàng tồn kho:

    • EOQ (Economic Order Quantity): Xác định quy mô đặt hàng tối ưu để giảm chi phí lưu kho và chi phí đặt hàng.

    • MRP (Material Requirements Planning): Dựa trên dự báo bán hàng để lập kế hoạch sản xuất.

    • JIT (Just-In-Time): Chỉ đặt hàng khi có nhu cầu thực tế, nhằm loại bỏ hàng tồn kho.

  • Chứng từ quan trọng: Yêu cầu mua hàng (PurchaseRequisitionPurchase Requisition), Đơn đặt hàng (PurchaseOrderPurchase Order), Báo cáo nhận hàng (ReceivingReportReceiving Report), Phiếu điều chỉnh giảm nợ phải trả (DebitMemoDebit Memo).

  • Kiểm soát rủi ro:

    • Thanh toán hóa đơn trùng: Đóng dấu "Đã thanh toán" lên bộ chứng từ gốc.

    • Hối lộ/Kickbacks: Yêu cầu nhân viên mua hàng ký cam kết đạo đức, công bố quyền lợi tài chính.

Chu Kỳ Phát Triển Hệ Thống (Chương 8)

  • Các giai đoạn (SDLC):

    1. Phân tích hệ thống: Điều tra ban đầu, Khảo sát, Nghiên cứu khả thi (Kỹ thuật, Kinh tế, Vận hành, Pháp lý, Thời gian), Xác định nhu cầu thông tin.

    2. Thiết kế khái niệm (Logic): Xác định đầu ra trước, sau đó là đầu vào.

    3. Thiết kế vật lý: Chi tiết phần cứng, mã hóa phần mềm.

    4. Thực hiện và chuyển đổi: Huấn luyện, Lập tài liệu, Chuyển đổi dữ liệu.

    5. Vận hành và bảo trì: Đánh giá sau chuyển đổi.

  • Phương thức chuyển đổi hệ thống:

    • Trực tiếp (Direct): Tắt cũ, bật mới ngay lập tức (Rủi ro cao nhất nhưng nhanh nhất).

    • Song song (Parallel): Chạy cả hai hệ thống cùng lúc (An toàn nhất nhưng tốn kém).

    • Thí điểm (Pilot): Triển khai tại một chi nhánh trước.

    • Từng phần (Phase-in): Thay thế dần từng mô-đun của hệ thống.

Câu Hỏi Ôn Tập Và Tình Huống Tính Toán

  • Tình huống đánh giá rủi ro (Tính toán lợi ích kiểm soát):

    • Giả sử: Thiệt hại ước tính (ImpactImpact) = 10,000,00010,000,000, Xác suất (PP) = 5%5\%.

    • Thủ tục A: Chi phí 250,000250,000, giảm PP xuống 2%2\%.

    • Lợi ích thủ tục A = (5%−2%)×10,000,000=300,000(5\% - 2\%) \times 10,000,000 = 300,000.

    • Lợi ích thuần = 300,000−250,000=50,000300,000 - 250,000 = 50,000.

    • Kết luận: Có nên áp dụng vì lợi ích thuần dương.

  • Phân nhiệm chức năng:

    • Kế toán trưởng đối chiếu ngân hàng $\rightarrow$ Kiểm tra độc lập.

    • Người lập séc khác người ký séc $\rightarrow$ Ngăn ngừa thanh toán sai.

    • Thủ quỹ không được ghi sổ nợ phải thu $\rightarrow$ Tránh gian lận thu tiền.